Beleid voor klinisch gebruik NENote
Versie: 1.0
Datum van inwerkingtreding: 11 juni 2026
Laatst bijgewerkt: 11 juni 2026
Dit beleid beschrijft hoe NENote bedoeld is te worden gebruikt binnen zorgorganisaties. NENote is een AI-ondersteund platform voor klinische documentatie dat zorgprofessionals helpt om opnames, transcripties en notities om te zetten naar gestructureerde conceptdocumentatie.
NENote is bedoeld als ondersteuning van professionele documentatieworkflows. Het platform vervangt geen professionele medische beoordeling, automatiseert geen klinische besluiten en maakt in dit beleid geen claim als medisch hulpmiddel of gecertificeerd klinisch beslissysteem.
Artikel 1 — Doel
Het doel van dit beleid is om ziekenhuizen, klinieken, GGZ-organisaties, zorgprofessionals, privacyteams, securityteams en procurementteams duidelijkheid te geven over het klinisch gebruik van NENote.
Dit beleid beschrijft waarvoor NENote bedoeld is, waarvoor het platform niet bedoeld is, welke verantwoordelijkheden zorgorganisaties en zorgprofessionals behouden, hoe AI-gegenereerde concepten moeten worden beoordeeld en welke voorwaarden gelden voor live patiëntdata, productiegebruik, governance en compliance.
Dit beleid is publiek en website-first. Het vervangt geen verwerkersovereenkomst, privacyverklaring, interne behandelprotocollen, professionele richtlijnen of klantspecifieke contractafspraken.
Artikel 2 — Beoogd gebruik
NENote is bedoeld om bevoegde zorgprofessionals te ondersteunen bij het vastleggen, structureren, herzien en verwerken van klinische documentatie. Het platform kan worden gebruikt voor documentatieondersteuning rond gesprekken, consulten, opnames, transcripties, notities en rapportages.
Beoogd gebruik omvat het opnemen of uploaden van gesprekken wanneer dat organisatorisch en juridisch is toegestaan, het transcriberen van audio naar tekst, het omzetten van transcripties en notities naar gestructureerde conceptverslagen, het ondersteunen van rapportage-, samenvattings- en documentatieworkflows en het beheren van teams en organisatiecontexten rond die workflows.
NENote is niet bedoeld als zelfstandig klinisch adviesinstrument. De output is een concept dat door een bevoegde zorgprofessional moet worden gecontroleerd, aangepast en goedgekeurd voordat de tekst klinisch wordt gebruikt.
Artikel 3 — Klinische verantwoordelijkheden
Zorgprofessionals blijven verantwoordelijk voor patiëntenzorg, medische beoordeling, klinische besluitvorming en de juistheid van de uiteindelijke documentatie.
Zorgorganisaties blijven verantwoordelijk voor de beoordeling of NENote past binnen hun zorgproces, informatiebeleid en governancekader. Zij autoriseren gebruikers en rollen, richten interne instructies in voor opname, transcriptie, AI-output en review, bepalen welke datatypes, patiëntgroepen en workflows zijn toegestaan en borgen naleving van privacy-, security-, beroeps- en zorgwetgeving.
NENote ondersteunt documentatie, maar neemt geen verantwoordelijkheid over voor diagnose, behandeling, triage, medicatiebeleid, risicobeoordeling of andere klinische eindbesluiten.
Artikel 4 — Vereisten voor menselijke review
Menselijke review is verplicht voordat output uit NENote klinisch wordt gebruikt, gekopieerd, geëxporteerd, gedeeld of opgenomen in een dossier. AI-gegenereerde of AI-ondersteunde tekst moet altijd worden behandeld als concept.
De reviewer moet controleren of de output overeenkomt met de opname, transcriptie, notities en overige broninformatie, of belangrijke feiten, symptomen, context, nuances of onzekerheden niet ontbreken en of er geen informatie is toegevoegd die niet uit de bron of professionele beoordeling volgt. De formulering, terminologie, samenvatting en structuur moeten passen bij de beroepsnorm, lokale protocollen en dossiervereisten.
Als output onduidelijk, onvolledig, inconsistent of mogelijk onjuist is, moet de zorgprofessional de broninformatie controleren en de tekst aanpassen of verwerpen.
Artikel 5 — AI-ondersteunde documentatie
NENote kan AI gebruiken voor transcriptie, samenvatting, rapportdrafting, documentbegrip, vertaling, tekstverbetering en klinische notitiestructurering. Deze functies zijn bedoeld om administratieve last te verlagen en consistentere documentatieworkflows te ondersteunen.
AI-ondersteunde documentatie heeft inherente beperkingen. Output kan onvolledig of feitelijk onjuist zijn, relevante context verkeerd prioriteren, ambigue taal, afkortingen of vaktermen verkeerd interpreteren, fouten bevatten door audiokwaliteit, achtergrondgeluid of meerdere sprekers, of klinische nuance missen die alleen door de behandelaar kan worden beoordeeld.
NENote claimt niet dat AI-output medisch accuraat, volledig, foutloos of gezaghebbend is. AI-output is ondersteunend en vereist professionele beoordeling.
Artikel 6 — Vereisten voor patiëntdata
Patiëntdata en andere identificeerbare zorginformatie mogen alleen in NENote worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige juridische, contractuele en organisatorische basis bestaat.
Voor gebruik met patiëntdata wordt verwacht dat de zorgorganisatie de toepasselijke privacy- en informatiebeveiligingsbeoordeling heeft uitgevoerd, de relevante verwerkersafspraken heeft geaccepteerd en gebruikers alleen toegang geeft wanneer zij bevoegd zijn om de gegevens te verwerken. Opname, transcriptie en verwerking moeten passen binnen het lokale zorgproces, gegevens moeten beperkt blijven tot wat nodig is voor het documentatiedoel en patiënt- of cliëntinformatie mag niet worden gebruikt in demo-, sales- of testscenario’s.
Demo-, test- en onboardingomgevingen moeten werken met synthetische data, fictieve casussen of andere niet-identificeerbare gegevens.
Artikel 7 — Vereisten voor productiegebruik
Nieuwe organisaties zijn standaard demo-only. Live gebruik met patiëntdata is pas toegestaan nadat de relevante DPA-, onboarding-, productiebeveiligings- en go-live voorwaarden zijn afgerond.
Voor goedgekeurde productie-livegang verwacht NENote een geaccepteerde verwerkersovereenkomst of toepasselijk addendum, een vastgelegde use case met toegestane datatypes en organisatieworkflow, goedgekeurde billing-, support-, privacy- en securitycontacten, productieconfiguratie voor encryptie, providergebruik en toegangsbeheer, relevante processor- en residency-evidence en expliciete go-live goedkeuring door NENote en de klantorganisatie.
Als een organisatie niet aan deze voorwaarden voldoet, blijft het gebruik beperkt tot demo-, test- of synthetische data.
Artikel 8 — Security en compliance
NENote is ontworpen met aandacht voor organisatiebewuste toegang, rolgebaseerde permissies, audit logging, retentiecontroles, versleuteling van gevoelige velden en gecontroleerde verwerking door leveranciers.
Complianceverwachtingen omvatten gebruik binnen de afgesproken use case en datatypes, naleving van AVG/GDPR, beroepsnormen en interne zorggovernance door de klant, passende instructie aan gebruikers over review en beperkingen van AI-output, zorgvuldige omgang met toegang, rollen, exports en dossieropname, en tijdige melding van incidenten, onjuistheden of ongewenste output via het juiste kanaal.
NENote claimt in dit beleid geen NEN 7510-, ISO 27001-, medische-hulpmiddel- of andere formele certificering. Eventuele formele assurance of certificering wordt pas vermeld wanneer deze aantoonbaar is afgerond.
Artikel 9 — Verboden gebruik
NENote mag niet worden gebruikt voor autonome diagnose, triage, behandeling, monitoring of medicatiebeslissingen, voor spoedzorgbeslissingen zonder professionele medische beoordeling, voor vervanging van klinische verantwoordelijkheid of professioneel toezicht, of voor het rechtstreeks nemen van beslissingen over patiënten op basis van AI-output alleen. Gebruik van live patiëntdata in demo-only of niet-goedgekeurde omgevingen, verwerking zonder geldige grondslag of bevoegdheid, omzeiling van toegangscontrole of audit logging en gebruik buiten de overeengekomen productscope zijn niet toegestaan.
Bij vermoedelijk strijdig gebruik kan NENote functies beperken, toegang pauzeren of nader onderzoek uitvoeren, afhankelijk van de ernst en contractuele afspraken.
Artikel 10 — Klantverantwoordelijkheden
Klanten zijn verantwoordelijk voor organisatorische governance rond het gebruik van NENote. Dit omvat zowel technische inrichting als klinische, juridische en operationele besluitvorming.
Klanten moeten duidelijke interne instructies geven over wanneer NENote mag worden gebruikt, gebruikers, rollen, toegang en offboarding beheren, zorgprofessionals opleiden over menselijke review en AI-beperkingen, patiëntinformatie beoordelen voordat deze wordt opgenomen, verwerkt of geëxporteerd, lokale procedures vastleggen voor correctie, bezwaar, verwijdering en DSAR-verzoeken, en incidenten of foutieve output tijdig melden.
Zorgprofessionals blijven verantwoordelijk voor de inhoud, volledigheid en geschiktheid van de uiteindelijke klinische documentatie.
Artikel 11 — Updates en wijzigingen
NENote kan dit beleid aanpassen wanneer productfunctionaliteit, AI-capabilities, leveranciers, wetgeving, governanceprocessen of securitymaatregelen veranderen.
Bij materiële wijzigingen kan NENote de datum bovenaan dit beleid bijwerken en klanten informeren wanneer dat contractueel, operationeel of wettelijk vereist is. Nieuwe functies die live patiëntdata, nieuwe datatypes, nieuwe providers of klinisch relevante workflows introduceren, worden beoordeeld voordat zij voor goedgekeurde productieorganisaties beschikbaar worden gemaakt.
Artikel 12 — Contactinformatie
Voor vragen over dit beleid, klinische governance, procurement, privacy of security kunt u contact opnemen met:
NENote
The North Solution
E-mail: nenote@thenorthsolution.com
Website: https://www.nenote.nl
Beleid voor klinisch gebruik | NENote | The North Solution | Versie 1.0 | 11 juni 2026